Berdasarkan departemen yang ada di hotel, linen dapat dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu sebagai berikut :
a. Sheet : Single sheet ( ukuran sesuai bed )
Double sheet ( ukuran sesuai bed )
b. Blanket, single atau double blanket ( ukuran sesuai bed )
c. Pillow case ( ukuran sesuai bantal )
d. Bed spread / bed cover ( ukuran sesuai bed )
e. Bed protector ( ukuran sesuai bed )
f. Bed skirt ( ukuran sesuai bed )
g. Towels : - Bath towel ( ukuran 76 x 152 cm )
- Hand towel ( ukuran 30 x 45 cm )
- Face towel ( ukuran 30 x 30 cm )
- Bath mat ( ukuran 25 x 50 cm )
- Duvet case ( ukuran sesuai bed )
- Bed runner ( ukuran sesuai bed )
- Cusion case ( ukuran sesuai bantal )
2. Linen-linen Food and Beverage Department, yaitu semua jenis linen yang digunakan oleh Food and Beverage Department untuk operasional di restoran, bar, kitchen, atau banquet. Contohnya sebagai berikut.
a. Table cloth ( ukuran 54 x 54 cm, 72 x 72 cm, 52 x 122 cm )
b. Mulleton ( ukuran 54 x 54 cm, 72 x 72 cm, 52 x 122 cm )
c. Guest napkin ( 50 x 50 cm )
d. Buffet table cloth ( sesuai ukuran meja )
e. Flanel hijau ( sesuai ukuran meja )
f. Slip cloth ( 100 x 100 cm )
g. Service cloth
h. Cotton cloth
i. Glass cloth
j. Side boardd cloth ( 38 x 32,5 cm )
k. Queridon cloth ( 48 x 34 cm )
l. Skirting ( sesuai ukuran meja )
B. Panduan Pengadaan Linen Baru
Tugas dan tanggung jawab petugas ruang linen antara lain mengadakan linen baru. Penggantian linen baru dilakukan oleh petugas linen room atas persetujuan manajemen. Sedangkan untuk pengadaannya, ruang lena biasanya menentukan jenis dan kualitas linen yang akan dipakai. Pengadaan atau penggantian jenis linen harus mengacu pada laporan lena setiap harinya. Lena-lena yang akan diadakan / diganti tersebut memang belum ada atau sudah habis masa pakainya.
Panduan dalam pengadaan linen baru dapat dilihat seperti berikut ini.
1. Pengadaan linen housekeeping
Bagi Housekeeping Department, pengadaan linen baru harus memperhatikan hal-hal berikut.
a. Jumlah twin bedded room
b. Jumlah double bedded room
c. Rata-rata tingkat hunian kamar ( room occupancy )
d. Standar pemasangan lena di kamar
e. Memiliki laundry sendiri / tidak
2. Pengadaan linen di restoran
Bagi Food and Beverage Departement, pengadaan lena baru harus memperhatikan hal-hal berikut.
a. Jumlah restoran yang dimiliki
b. Jumlah tamu yang makan di restoran
c. Tingkat penyelenggaraan banquet / function
d. Memiliki laundry sendiri / tidak
Dengan panduan tersebut pihak manajemen dan linen room dapat menghitung jumlah linen yang diperlukan untuk satu operasional, untuk pertimbangan lain tergantung pada besar atau kecilnya anggaran yang disediakan serta jenis dan kualitas kain linen yang akan dipilih. Semakin besar anggaran yang ditetapkan, maka akan lebih leluasa dalam memilih jenis dan kualitas kain. Pada umumnya hotel akan menghemat di beberapa hal.
C. Persediaan Linen
Setelah linen dihitung sesuai dengan kecukupan operasional, maka langkah berikutnya yaitu pengadaan linen. Tingkatan standar persediaan linen yang mencukupi untuk menunjang kelancaran operasional sehari-hari di kenal dengan istilah par stock. Par stock linen adalah jumlah linen yang diperlukan untuk melengkapi kamar tamu / restoran di satu bagian atau seksi (section).
Pada umumnya persediaan linen di housekeeping atau restoran minimal tiga par stock. Namun ada kalanya hotel menyediakan sampai lima par stock dan ada juga hotel yang hanya menyiapkan dua setengah par stock. Tingkatan standar par stock mengacu pada tinggi atau rendahnya tingkat hunian hotel.
Persediaan dengan Standar Pemasangan 3 ( tiga ) Par Stock
Penempatan linen tata graha dengan tiga par stock akan diatur sebagai berikut.
Gambar 12.1 Alur penempatan linen
Keterangan : Sirkulasi persediaan linen 1 ( satu ) pasang terpasang di room atau restoran. Artinya, pada saat pembersihan kamar atau restoran ada 1 ( satu ) par yang terpasang di kamar tamu / restoran baik berupa sheet, blanket, pillow case, towels, table cloth, napkin, mulleton, dan lain-lain. Kemudian linen kotor dibawa ke laundry untuk dicuci. Artinya, linen kamar ada 1 ( satu ) par dicuci di laundry. Setelah dicuci dan linen tersebut bersih, maka linen dibawa kembali ke ruang linen untuk disimpan sebagai persediaan linen untuk operasional esok hari.
Bila hotel akan menyediakan linen dengan tingkat standar par stock 4 maka persediaan 1 par lagi akan disimpan pada general linen room sebagai persediaan cadangan yang digunakan pada acara-acara tertentu atau untuk cadangan pada situasi penting lainnya.
D. Proses Pencucian Linen
Setelah diadakan perputaran linen-linen tersebut digunakan bagi keperluan operasional seperti menyiapkan kamar atau kegiatan layanan makanan dan minuman di hotel. Pada esok harinya linen tersebut akan diganti dengan linen baru agar dapat diketahui sumber linen kotor tersebut bermula. Diantaranya bisa berasal dari kelalaian pada seksi atau departemen lain atau dari kamar tamu. Adapun proses pencucian linen sebagai berikut.
1. Pengumpulan Linen Kotor ( Collecting a Soiled Linen )
Linen-linen kotor dikumpulkan di dalam linen humper ( untuk room section ). Kemudian, petugas linen ( Linen Boy ) akan mengambil linen yang kotor dari linen humper, sekaligus mengumpulkan dan mencatat jenis dan jumlahnya. Pencatatan ini penting dilakukan untuk menghitung jumlah linen yang dipakai dan diganti. Penghitungan antara keduanya harus sama, sedangakan untuk linen kotor dari restoran, pengumpulannya dilakukan langsung oleh petugas restoran sendiri. Setelah diambil dari kamar maka linen kotor dibawa ke linen room untuk dibuatkan daftar cucian dan administrasi lain sebagai fungsi kontrol. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan yaitu sebagai berikut.
a. Semua linen yang akan dicuci di laundry, harus melalui General Linen Room disertai daftar cucian.
b. Jumlah linen kotor yang dikirim harus terttulis di dalam daftar cucian.
c. Setelah sampai di binatu, linen kotor akan dihitung oleh Linen Checker bersama-sama Linen Boy dan petugas linen
d. Hasil penghitungan akan ditulis pada daftar cucian.
e. Pengiriman kembali linen bersih ke ruang linen ( Linen Room ) harus sama dengan jumlah linen kotor yang dikirim dan disertai dengan daftar cucian.
f. Jika terjadi perbedaan, harus segera ditindak lanjuti.
2. Pengiriman ( Delivering a Soiled Linen )
Pengiriman linen kotor pada umumnya, dilakukan petugas Linen Boy / Linen Runner dengan beberapa cara, antara lain sebagai berikut.
a. Dipikul
Cara ini sudah jarang digunakan di hotel-hotel, mengingat risiko kecelakaan kerja yang dapat terjadi sangat tinggi. Linen kotor yang akan dibawa bukan hanya satu atau dua lembar saja, melainkan bisa saja dalam jumlah banyak. Kalo cara ini terpaksa dilakukan harus memperhatikan berat beban yang akan dibawa, misalnya sebagai berikut.
1) Linen harus dibungkus dengan linen lain sehingga kemungkinan ada linen yang rusak atau ternoda.
2) Oleh karenna digunakan sebagai pelindung linen lain, tidak boleh meletakkan linen sembarangan.
3) Linen tidak boleh diseret.
b. Menggunakan Kereta Linen ( Linen Trolley )
Cara ini paling banyak dijumpai di hotel, karena mengingat efisiensi kerja dan kemudahan dalam pengantaran. Karena menggunakan kereta, maka linen terjaga kebersihannya dan petugas terhindar dari keseleo atau kecelakaan kerja.
c. Menggunakan Saluran Linen ( Linen Chute )
Saluran linen digunakan oleh hotel-hotel yang berbentuk bangunan bertingkat, untuk memudahkan pengiriman linen kotor dari lantai-lantai tinggi. Jika hotel menyediakan Linen Chute sebagai sarana untuk mengirim linen kotor maka ada hal-hal yang harus diperhatikan sebagai berikut.
1) Pastikan tidak ada benda-benda tajam di dalam saluran atau linen
2) Pada tempat keluaran linen ( di laundry ) perlu ditempatkan trolley penampungan agar linen tidak jatuh secara langsung ke lantai. Pastikan kebersihan linen chute-nya.
3) Jangan memasukkan linen terlalu banyak sehingga menutupi saluran.
3. Pemeriksaan / Penyortiran Linen Kotor ( Checking a Soiled Linen )
Setelah linen kotor berada di laundry untuk dicuci, maka petugas laundry akan melakukan pemeriksaan dan penyortiran linen. Adapun hal-hal yang akan diperiksa sebagai berikut.
Jenis dan jumlah linen
Asal departemen
Kerusakan atau ternoda
Pada kegiatan penyortiran, hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut.
Jenis kain
1) Asal bahan ( cotton, polyster, rayon, nylon, silk, wool )
2) Warna ( putih atau berwarna muda, tua, campuran )
3) Tingkat ketebalan kain
4) Ukuran kain
Tipe kotoran
1) Yang larut dalam dry cleaning solvent ( minyak, oli atau lilin )
2) Yang larut di dalam air ( gula, garam, kecap, soup, atau bumbu )
3) Yang larut dengan bantuan tenaga mekanis ( tanah dan lumpur )
4. Pencucian ( Washing )
Pada proses pencucian, yang harus diperhatikan adalah kapasitas mesin dan jenis tekanan mesin yang diperlukan. Petugas pencucian harus mengetahui dengan benar pengoperasian mesin. Sebelum dicuci dengan prosses pencucian, terlebih dahulu linen tersebut direndam dan dihilangkan nodanya. Setelah direndam, lakukan tahapan pencucian berikut.
a. Dicuci dengan detergen kemudian dibilas.
b. Diperas dan dibilas kembali
c. Diperas lagi ( dibilas boleh sampai 3 x )
5. Pemerasan ( Extracting )
Proses pemerasan dilakukan dengan menggunakan mesin extractor. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan antara lain penggunaan mesin tersebut harus disesuaikan dengan jenis linen yang akan diperas. Yang harus diperhatikan pada saat menggunakan mesin pemeras, yaitu sebagai berikut.
a. Perhatikan kapasitas mesin
b. Atur kecapatan pemerasan ( tinggi, sedang, atau rendah ).
c. Perhatikan kadar air pada waktu pemerasan.
6. Pengeringan ( Drying )
Proses pengeringan dilakukan untuk menyempurnakan proses pemerasan sehingga linen kering siap digunakan. Bila linen tidak sempurna keringnya dapat menimbulkan jamuran, noda, atau bau yang kurang sedap.
Yang harus diperhatikan pada saat mengeringkan linen adalah sebagai berikut.
a. Perhatikan tingkat kecepatan mesin pengering.
b. Atur waktu yang diperlukan sesuai dengan jenis linen.
c. Linen tidak boleh terlalu dikeringkan.
7. Penyetrikaan ( Pressing )
Proses menyetrika linen-linen dapat menggunakan beberapa alat, yaitu sebagai berikut.
a. Flat roll ironer, yaitu mesin yang digunakan untuk menyetrika linen-linen hotel yang berupa lembaran-lembaran. Misalnya, seprai, sarung bantal, taplak lena, napkin dan sebagaiya.
Yang harus diperhatikan pada saat menggunakan alat ini adalah sebagai berikut.
1) Linen tidak boleh terlalu basah / kering.
2) Linen yang sobek jangan di roll.
3) Steam jangan terlalu panas.
4) Bantal roll tidak merata
5) Dilakukan terus menerus
Istilah lain untuk alat ini adalah mangler / roller.
b. Hand ironer, alat setrika ini digunakan untuk menyetrika linen-linen yang berukuran kecil dan terdapat beberapa variasi. Dengan demikian tidak bisa dimasukkan ke dalam roll kain skirting yang telah dibentuk.
Yang harus diperhatikan pada saat menggunakan alat ini adalah sebagai berikut.
1) Perhatikan ukuran panas harus disesuaikan dengan asal bahan.
2) Perhatikan kabel tidak melintir / terbuka.
3) Selalu gunakan alas sepatu karet.
8. Pelipatan Linen Bersih ( Folding a Clean Linen )
Melipat linen dapat menggunakan mesin lipat atau secara manual. Pada hotel-hotel besar, pelipatan linen-linen berupa lembaran besar biasanya menggunakan folding machine yang tergabung dengan flat roll ironer. Ketika linen-linen tersebut dimasukkan ke dalam roller, linen akan keluar di ujung berikutnya sudah dalam keadaan terlipaat. Bila dikerjakan secara manual, linen dilipat dengan tenaga manusia. Biasanya bila linen lembaran disetrika dengan roller tetapi tidak disediakan mesin pelipatnya, maka linen yang sudah disetrika tersebut akan menumpuk menunggu dilipat oleh petugas. Hal ini karena umumnya kecepatan mesin bila dibandingkan dengan kecepatan tenaga manusia jelas berbeda.
9. Penyimpanan Linen Bersih ( Storing a Clean Linen )
Penyimpanan linen bersih harus diperhatikan dengan sungguh-sungguh mengingat biaya yang dikeluarkan untuk pengadaannya tidak murah dan jumlahnya tidak sedikit. Untuk menjaga kondisi linen tersebut, ruang penyimpanan harus bersih dan kering.
Linen-linen yang telah bersih dari laundry siap dikirim ke seksi-seksi yang membutuhkan. Sebelum dikirim ke seksi-seksi tersebut harus disimpan dengan rapi secara berkelompok.
a. Untuk memudahkan pengecekan setiap tumpuk linen harus sama jumlah dan jenisnya.
b. Usahakan ada celah antara tumpukan agar ada sirkulasi udara.
c. Gunakan sistem FIFO dalam pendistribusian.
d. Lena yang berukuran besar diletakkan pada rak paling bawah.
e. Lena yang sering digunakan diatur pada rak yang sejajar dengan tangan.
f. Berikan label untuk setiap jenis linen pada rak.
g. Sisihkan linen yang rusak.
10. Pengiriman Linen
Pengiriman linen ke seksi-seksi dilakukan dengan kereta roomboy dan disesuaikan dengan tingkat hunian kamar.
11. Penggunaan Linen
Dalam penggunaan linen perlu diperhatikan dengan baik sehingga linen yang rusak / ternoda dapat diminimalkan. Bila ada penyalahgunaan terhadap penggunaan linen segera lapor kepada atasan.
E. Administrasi Linen
Pencatatan yang digunakan untuk mengontrol linen terdiri dari hal-hal berikut.
1. Linen inventory, yaitu pengecekan atau perhitungan terhadap jumlah lena yang dimiliki hotel yang sedang beredar. Hal ini dilakukan secara rutin atau berkala.
Tujuan diadakan linen inventory adalah sebagai berikut.
a. Mengetahui jumlah linen yang beredar.
b. Mengetahui bila ada kekurangan linen.
c. Mengetahui jumlah linen yang rusak.
d. Mengetahui jumlah linen yang hilang.
e. Mengetahui bila ada kemacetan linen.
f. Dapat mengontrol linen lebih baik.
g. Dapat mengadakan rekapitulasi lena secepatnya.
2. Linen laundry list, yaitu daftar yang digunakan untuk mengirim lena kotor ke laundry. Istilah lainnya adalah linen laundry slip.
Data-data yang terdapat di dalam formulir tersebut yaitu sebagai berikut.
a. Section
b. Date
c. Item
d. Dirty
e. Clean
f. General linen room
g. Remark
h. Sign
